Jumat, 05 Oktober 2012

Membuat SOP Itu Tidak (Harus) Rumit


Ketika saya membaca Prosedur Tetap (Protap) Direktorat Jenderal Pemasyarakatan yang disusun pada tahun 2003 yang di dalamnya memuat tentang prosedur kerja pada Lembaga Pemasyarakatan (Lapas), Rumah Tahanan Negara (Rutan), maupun Balai Pemasyarakatan (Bapas), saya mendapatkan gambaran yang jelas tentang standar operational procedures (SOP) yang harus dilakukan oleh petugas. Misalnya saja, prosedur apa yang harus dilakukan oleh petugas penjagaan dalam menerima seorang narapidana baru diuraikan secara jelas. Petugas diberikan panduan tentang aktifitas yang harus dia lakukan sejak seorang narapidana baru diantar masuk melalui pintu penjagaan (porter), diperiksa berkas-berkasnya, digeledah badan dan barang bawaannya, pencatatan identitas narapidana dalam buku penjagaan, hingga mengantarkan narapidana tersebut ke bagian registrasi. Dalam konteks demikian, sebenarnya Protap ini tidak hanya menjelaskan prosedur-prosedur sederhana yang harus dilakukan oleh petugas, tetapi juga menggambarkan prosedur yang lebih komplek yang membutuhkan koordinasi antar bidang/bagian.
Tidak berbeda dengan Protap tahun 2003, Direktorat Jenderal Pemasyaraktan (Ditjenpas) telah menyusun tidak kurang dari 917 SOP Pemasyarakatan dalam rentang waktu 2010 hingga 2011. Dokumen SOP ini juga memuat prosedur kerja yang harus dijalankan oleh petugas pemasyarakatan dalam menjalankan tugasnya. SOP ini,  yang sebagian besar merupakan hasil kerja dari kelompok kerja (Pokja) Tata Laksana dalam program Reformasi Birokrasi, memberikan gambaran tentang apa, siapa, dan bagaimana suatu prosedur harus dilaksanakan. Dan sebagian besar (kalau tidak bisa dikatakan seluruhnya) dari SOP ini menggunakan diagram alir (flowchart) sebagai formatnya karena menggunakan symbol-simbol flowcharts. Hingga saat sekarang, SOP ini sepertinya belum disosialisasikan, oleh karenanya belum juga diimplementasikan.
Dalam pandangan saya, Protap yang disusun tahun 2003 telah “berhasil” menjadi panduan yang mudah dipahami oleh petugas dalam menjalankan prosedur kerja yang harus dilakukannya. Hampir tidak ada notasi yang sulit dipahami. Protap ini menggunakan gambar bentuk tubuh sebagai symbol bagi petugas dan notasi kotak yang didalamnya diberikan penjelasan tentang nomenklatur jabatan sebagai penanda bidang kerja dari petugas. Selain dari itu, hampir tidak ada notasi lain. Protap ini lebih mengedepankan penggunaan narasi yang simple dalam menjabarkan prosedur prosedur yang harus dijalankan. Namun sepertinya, kesederhanaan format Protap inilah yang justru menjadikannya mudah dipahami. Meski diakui oleh salah seorang penyusunnya, bahwa Protap tersebut sebenarnya dibuat tidak menggunakan “ilmu”, mereka hanya “mentransfer” apa yang dipraktekkan di lapangan ke dalam bentuk tulisan.
Pertanyaannya adalah,  sebenarnya “ilmu” apa yang harus dimiiliki untuk membuat SOP?
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara (Kemenpan) telah mengeluarkan peraturan tentang bagaimana tata cara pembuatan SOP, yang tertuang dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan,. Permenpan ini secara gamblang menjabarkan tentang apa itu SOP, prinsip penyusunan SOP, siklus penyusunannya, jenis dan format SOP.
Hal yang ingin saya garisbawahi dalam tulisan ini adalah terkait dengan format SOP. Di dalam Permenpan tersebut disebutkan bahwa terdapat 4 (empat) format SOP, yaitu langkah sederhana (simple steps), tahapan berurutan (hierarchical steps), grafik (graphic), dan diagram alir (flowcharts). Format sederhana digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Format tahapan berurutan merupakan pengembangan dari langkah sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Format Grafik dipergunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Sedangkan format diagram alir merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang mempengaruhi sublangkah berikutnya.
Dan untuk menentukan format yang tepat dalam pembuatan SOP adalah dengan memperhatikan 2 (dua) factor, yaitu: pertama, berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur; kedua, berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur. Dengan demikian, sudah sangat jelas bahwa format SOP akan sangat berbeda antara satu dengan yang lainnya tergantung kepada dua faktor tersebut. Dan format terbaik dari SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten.
Kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan SOP, salah satunya, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP yang semestinya dapat dibuat dalam format sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun format yang komplek dengan menggunakan diagram alir (flowcharts). Seringnya penggunaan format diagram alir (flowcharts) dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan symbol-simbol flowcharts, maka seolah-olah semua SOP yang dibuat harus menggunakan symbol flowcharts tersebut. padahal, symbol flowcharts tersebut merupakan symbol-simbol yang digunakan apabila SOP yang dibuat menggunakan format diagram alir yang mana di dalam SOP tersebut membutuhkan pengambilan keputusan yang banyak.
Jadi jika SOP yang dibuat merupakan prosedur-prosedur yang sederhana dan tidak membutuhkan banyak pengambilan keputusan, mengapa “dipaksakan” menggunakan format diagram alir (flowcharts)? Bukankah akan lebih tepat apabila prosedur-prosedur tersebut dibuat dalam format SOP yang simple sehingga akan lebih mudah dibaca dan dipahami, bahkan oleh pegawai baru sekalipun. Dengan demikian, SOP yang telah dibuat mudah-mudahan tidak hanya akan menjadi dokumen yang indah semata, tetapi benar-benar dapat dipahami dan diimplementasikan.
 Terus berkarya untuk Pemasyarakatan yang lebih baik.

Sambutan Kepala Rutan

Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokaatuh Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah Nya, s...